Conjuntos de Datos Necesarios para la Optimización de Inventarios

Implementación del módulo Inventory Opt

Para implementar el módulo Inventory Opt, existen dos formas de compartir los conjuntos de datos: mediante fuentes directas o a través de archivos exportables.
A continuación, te explicamos los requisitos y características de cada alternativa.

Es importante destacar que, para este módulo, la conexión directa es la opción recomendada y necesaria, ya que permite consumir los datos de forma diaria y automática, evitando procesos manuales y reduciendo el riesgo de errores en la información.

Opción 1: Conexión directa

En esta modalidad, las aplicaciones se integran de manera automatizada, sin requerir intervención manual constante.
Esto garantiza una sincronización continua y confiable de los datos entre los sistemas.

Las formas de conexión directa que soporta Inventory Opt son:

• Web Services

• Data Warehouse

• REST API

• Bases de datos en la nube

Conexión a las fuentes de datos

Para establecer la conexión con las fuentes de datos directas, en algunos casos es necesario configurar un canal seguro mediante una VPN Site-to-Site, lo que garantiza la transmisión protegida de la información entre sistemas.

Cada fuente de conexión directa requiere parámetros específicos de acceso, los cuales puedes consultar en el artículo Parámetros de conexión – Fuentes directas.
La extracción de datos desde estas fuentes se realiza a través de consultas o queries, según los campos definidos para cada conjunto de datos.
En el artículo Guía de campos requeridos por conjunto de datos encontrarás el detalle de los campos que deben incluirse.

Opción 2: Archivos exportables

Otra forma de compartir los conjuntos de datos es mediante archivos exportables, los cuales se generan y descargan directamente desde tu plataforma actual. Estos archivos pueden estar en formatos como Excel (.xlsx), texto (.txt) o separados por comas (.csv).

Si esta es la modalidad que utilizarás, es importante nombrar los archivos según las recomendaciones indicadas en cada conjunto de datos, para facilitar su identificación y procesamiento.

Una vez generados, deberás cargarlos en el repositorio seguro de Progress ShareFile, al cual ya tienes acceso. Si aún no conoces el proceso, revisa la guía Cómo acceder a Progress ShareFile.

También puedes consultar la Guía de campos requeridos por conjunto de datos, donde encontrarás el detalle de los campos necesarios para cada archivo.

Formatos permitidos:

• .xlsx

• .csv

Conjuntos de datos requeridos para Inventory Opt

Ahora que ya conoces las formas de compartir la información, te presentamos los conjuntos de datos clave que son necesarios para la correcta implementación del módulo Inventory Opt.
Estos archivos son fundamentales para garantizar el funcionamiento adecuado del modelo de optimización de inventarios:

• Inventario

• Órdenes de compra

• Maestro de frecuencia de reorden [Opcional]

• Maestro de stock de seguridad [Opcional]

• Maestro de lead times [Opcional]

Definición y Construcción de Parámetros

Antes de iniciar con la recopilación de los datos necesarios para la implementación, es importante tener claras las siguientes definiciones. Estos conceptos son fundamentales para configurar adecuadamente las políticas de reabastecimiento dentro del módulo Inventory Opt.

Frecuencia de Reorden

Corresponde a la cantidad de días que debe cubrir un pedido o una orden de compra desde el momento en que se genera. Esta frecuencia permite determinar con qué periodicidad se deben realizar los pedidos para evitar quiebres de inventario o sobreabastecimiento.
Se divide en dos tipos:

• _{^{Frecuencia de Reorden Mínima}}

Es la cantidad mínima de días que deben cubrirse desde el momento de realizar un pedido para cada proveedor o ítem. Este valor, sumado al tiempo de entrega (leadtime), define la cobertura mínima en días que garantiza la continuidad del inventario y evita el desabastecimiento.

Si no se requiere diferenciar entre valores mínimos y máximos, puede asignarse el mismo valor a ambos campos dentro del maestro de coberturas. Esta configuración puede definirse por proveedor, ubicación, ranking o una combinación de criterios.

• Frecuencia de Reorden Máxima

Es la cantidad máxima de días que deben cubrirse desde el momento de realizar un pedido para cada proveedor o ítem.
Este valor, al igual que en la frecuencia mínima, se suma al leadtime para determinar la cobertura máxima en días, ayudando a evitar excesos de inventario.

Si no se desea diferenciar entre valores mínimos y máximos, ambos pueden configurarse con el mismo valor dentro del maestro de coberturas.
La definición puede realizarse igualmente por proveedor, ubicación, ranking o combinación de criterio

Cobertura

La cobertura representa la cantidad total de días que un pedido debe cubrir para asegurar la atención de la demanda.
Se compone de dos elementos principales:

• Frecuencia de reorden (mínima o máxima)

• Lead time (tiempo de entrega)

En otras palabras, la cobertura total define el horizonte de inventario que se busca mantener disponible para garantizar la continuidad del suministro.

Leadtime

El leadtime corresponde a la cantidad de días acordada con el proveedor para el suministro del ítem.
Puede definirse de dos maneras:

1. Dinámico

Se calcula a partir de las fechas reales de compra y entrega registradas en las órdenes de compra.
Para ello, es necesario contar con la información histórica de al menos 4 meses, disponible en la plantilla o pestaña de Órdenes de Compra.

2. Fijo

Se establece según las necesidades o políticas del negocio.
Por ejemplo:

• Un leadtime estándar de 20 días para todos los proveedores.

• Leadtimes fijos diferenciados por proveedor, categoría de producto o ranking.

Stock de Seguridad

El Stock de Seguridad corresponde a la cantidad adicional de inventario que se mantiene como reserva para cubrir imprevistos, tales como incrementos inesperados en la demanda o retrasos en los tiempos de entrega.
Su objetivo es garantizar la disponibilidad continua de productos y evitar quiebres de inventario que afecten la operación.

El cálculo del stock de seguridad puede realizarse de dos formas:

• Dinámico (recomendado)

Se calcula considerando el comportamiento histórico de la demanda y la variabilidad en los tiempos de entrega del proveedor.
Este método permite ajustar el nivel de seguridad de forma automática, adaptándose a los cambios en el consumo y desempeño logístico.

• Fijo

Se establece según las necesidades o políticas del negocio, definiendo un valor constante por producto, categoría, línea, proveedor u otro criterio relevante.
Aunque es más sencillo de implementar, no refleja de forma precisa los cambios en la demanda o la variabilidad del suministro.

En resumen: estas definiciones son fundamentales para lograr una gestión de inventario eficiente, asegurando la disponibilidad de productos sin generar excesos.

Conjunto de Datos: Inventario

Para construir correctamente el maestro de inventario, es necesario incluir los siguientes campos:

Metadata

La metadata corresponde a la información complementaria que proporciona detalles adicionales sobre los ítems. Estos datos son muy útiles, ya que permiten configurar excepciones, realizar segmentaciones personalizadas y filtrar resultados dentro del módulo de Inventory Opt.

En otras palabras, la metadata enriquece la información base de los productos, facilitando análisis más precisos y una mejor toma de decisiones operativas y estratégicas.

A continuación, se presentan algunos ejemplos comunes de campos de metadata:

Conjuntos de Datos Necesarios: Órdenes de Compra

El conjunto de datos de Órdenes de Compra permite calcular métricas clave como el lead time dinámico y analizar el comportamiento histórico de los proveedores.
Cada registro debe reflejar la trazabilidad completa desde la compra hasta la entrega del producto.

A continuación, se detallan los campos requeridos:

Conjuntos de Datos Necesarios: Maestro Reorder Freq

El Maestro Reorder Freq define la frecuencia de reorden, es decir, la cantidad de días que se cubrirán desde el momento en que se realiza una orden de compra o pedido.
Este maestro permite determinar con qué periodicidad deben generarse los pedidos de reabastecimiento, optimizando el equilibrio entre disponibilidad e inventario.

Existen cuatro tipos de configuraciones para este maestro.
Selecciona la que mejor se adapte a los procesos de planeación de compras de tu organización y valida los campos que debes completar.
Recuerda que este archivo debe nombrarse como: MASTER_REORDER_FREQ.

Recomendación: Selecciona cuidadosamente el tipo de maestro que más se alinee con tu operación. Una correcta configuración de la frecuencia de reorden garantiza que los pedidos se realicen en el momento adecuado, evitando tanto quiebres de inventario como acumulaciones innecesarias.

Conjuntos de Datos Necesarios: Maestro Stock de Seguridad (opcional)

El Maestro de Stock de Seguridad permite definir un nivel fijo de inventario de seguridad para cada ítem o grupo de productos.
Este valor, expresado en días de cobertura, actúa como una reserva que ayuda a prevenir quiebres de inventario ante variaciones inesperadas en la demanda o retrasos en los tiempos de entrega.

El uso de este maestro es opcional, especialmente si se utiliza un cálculo dinámico de stock de seguridad dentro de la plataforma.
Si se opta por mantener un valor fijo, el archivo debe nombrarse como: MASTER_SECURITY_STOCK.

Conjuntos de Datos Necesarios: Maestro de Lead Times

El Maestro de Lead Times define el tiempo de entrega acordado con cada proveedor, expresado en días.
Este maestro se utiliza únicamente cuando se establecen lead times fijos o estáticos, es decir, cuando el tiempo de entrega no se obtiene de forma dinámica a partir de la información de órdenes de compra.

Selecciona entre los cuatro tipos de maestro disponibles aquel que mejor se adapte a tus procesos de planeación de compras y valida los campos que debes completar.
Recuerda que este archivo debe nombrarse como: MASTER_LEADTIMES.

La correcta configuración y entrega de los conjuntos de datos es un paso fundamental para garantizar el óptimo desempeño del módulo Inventory Opt.
Cada maestro y fuente de información cumple un rol clave dentro del proceso de cálculo y optimización del inventario, por lo que su consistencia, calidad y cumplimiento en los tiempos de entrega son esenciales para el éxito del modelo.

Recordemos que la plataforma se alimenta directamente de estos datos para generar proyecciones precisas, recomendaciones automatizadas y alertas inteligentes que facilitan decisiones de reabastecimiento oportunas y fundamentadas.

Para maximizar los resultados del modelo, te recomendamos:

• Asegurar la integridad, estructura correcta y actualización periódica de cada conjunto de datos.

• Facilitar la información en los tiempos estipulados, garantizando la continuidad del proceso de integración y análisis.

• Mantener actualizados los maestros, especialmente los relacionados con lead times, frecuencias de reorden y stocks de seguridad.

• Validar que las conexiones directas o archivos exportables cumplan con los formatos y convenciones definidas.

• Involucrar a los equipos de TI, compras y planeación de demanda en la implementación, asegurando una visión integral del proceso.

En resumen, Inventory Opt no solo automatiza la planeación del inventario, sino que también fortalece la toma de decisiones basada en datos.
Con una implementación correcta, información oportuna y una gestión disciplinada de los datos, tu organización podrá reducir quiebres, optimizar niveles de stock y mejorar la eficiencia operativa en toda la cadena de suministro.